Fichier de prospection Excel : modèle gratuit, colonnes, relances et RGPD

Par Valentin Thomy · Mis à jour le 11/11/2026 · 11 min de lecture

Le modèle de fichier de prospection Excel gratuit le plus simple tient en une quinzaine de colonnes : entreprise, contact, source, date de collecte, statut, canal, date du dernier contact, date de prochaine relance, note et opposition. Gardez-le tant qu'une seule personne le tient ; au-delà, passez à un CRM. La CNIL admet trois ans de conservation après le dernier contact.

Quel modèle de fichier de prospection Excel utiliser gratuitement ?

Un bon fichier de prospection tient en un seul onglet d'une quinzaine de colonnes : identité de l'entreprise et du contact, source de la donnée, statut, date de dernier contact, date de prochaine relance et note. Vous pouvez le construire en dix minutes dans Excel ou Google Sheets, ou partir d'un modèle gratuit déjà fait.

Dealflow ne propose pas de fichier à télécharger : nous sommes une agence de prospection, pas un éditeur de modèles. Ce guide décrit donc la structure à reproduire, colonne par colonne. Si vous préférez un fichier prêt à l'emploi, deux modèles gratuits existent et ont été ouverts en novembre 2026 pour ce guide.

• Le modèle Google Sheets de Derrick : un onglet « Suivi » de 300 lignes et 12 colonnes, des listes déroulantes (réponse, canal, rendez-vous obtenu) et un tableau de bord. L'éditeur indique qu'il est gratuit, sans inscription ni carte bancaire, et exportable vers Excel.
• Le modèle Excel d'Ethanolle : huit onglets (dont Entreprises, Contacts, Affaires et Relances reliés par un identifiant), six étapes de vente et une alerte « action en retard ». Attention : la page est aussi la vitrine d'une agence partenaire de monday.com, ce qui oriente son discours sur le passage au CRM.

Ces deux éditeurs vendent par ailleurs d'autres produits ou services. Leur modèle reste utilisable seul, mais lisez la structure avant de l'adopter : un fichier trop riche au départ n'est jamais rempli.

Quelles colonnes mettre dans un fichier de prospection ?

Les colonnes indispensables sont celles qui répondent à quatre questions : qui est-ce, d'où vient la donnée, où en est-on, et quand relancer. Tout le reste est du confort. Un fichier de 12 à 15 colonnes, tenu à jour chaque jour, vaut mieux qu'un fichier de 40 colonnes abandonné en deux semaines.

Bloc 1 : l'entreprise

• Entreprise : raison sociale.
• Site web ou SIREN : pour repérer les doublons (deux lignes pour la même société, c'est la panne la plus fréquente).
• Secteur et taille : pour segmenter vos relances et mesurer ce qui répond.

Bloc 2 : le contact

• Prénom, nom, fonction.
• Email professionnel et, si besoin, LinkedIn ou téléphone.
• Source : où avez-vous trouvé ce contact (site de l'entreprise, annuaire, échange en salon, recommandation) ? Cette colonne n'est pas du luxe, elle sert à répondre à une personne qui demande d'où vous tenez ses coordonnées (voir la section RGPD plus bas).
• Date de collecte : le point de départ de votre durée de conservation.

Bloc 3 : le suivi

• Statut : voir la section suivante.
• Canal : email, LinkedIn, téléphone, présentiel.
• Date du dernier contact.
• Date de prochaine relance : la colonne la plus importante du fichier.
• Note : une phrase sur ce qui a été dit, pas un roman.
• Opposition (oui/non) : cochez dès qu'une personne demande à ne plus être sollicitée.

Les modèles ouverts pour ce guide recoupent cette structure. Celui de Derrick propose des listes déroulantes pour la réponse, le canal et le rendez-vous obtenu, et celui d'Ethanolle suit la source, la date de collecte, l'opposition et le dernier échange. Si vous démarrez de zéro, copiez ces colonnes dans une feuille vide, figez la première ligne et transformez la plage en tableau pour que les filtres suivent.

Quels statuts utiliser pour suivre ses prospects ?

Cinq à six statuts suffisent : à contacter, contacté, en discussion, rendez-vous planifié, gagné, perdu. Chaque statut doit se définir par un fait observable (un message envoyé, une réponse reçue, un rendez-vous au calendrier), jamais par une impression.

Voici une liste de départ, à adapter à votre cycle de vente :

1. À contacter : la ligne est qualifiée mais aucun message n'est parti.
2. Contacté : un premier message est envoyé, pas de réponse. La date de prochaine relance est obligatoire.
3. En discussion : la personne a répondu, même pour poser une question.
4. Rendez-vous planifié : une date est au calendrier.
5. Gagné : le client a signé.
6. Perdu / Pas maintenant : à noter avec une raison courte, et une date de reprise de contact si le « pas maintenant » est crédible.

Le modèle d'Ethanolle utilise aussi six étapes (Nouveau, Qualifié, Proposition envoyée, Négociation, Gagné, Perdu), avec une probabilité de 10 % à 100 % par étape. C'est utile pour pondérer un pipeline, mais superflu si vous prospectez à froid et cherchez d'abord des réponses.

Une distinction évite bien des erreurs de classement : un contact n'est pas un lead, qui n'est pas un prospect, qui n'est pas un client. Valentin Thomy en parle dans son short « Un contact n'est pas un lead, qui n'est pas un prospect, qui n'est pas un client ». Si votre fichier mélange ces notions, vos statistiques de conversion mentent.

Comment suivre ses relances dans un tableau Excel ou Google Sheets ?

Pour suivre vos relances, chaque ligne ouverte doit toujours porter une date de prochaine relance, et une règle de mise en forme doit colorer toutes les lignes dont cette date est aujourd'hui ou dépassée. Le soir, vous filtrez sur cette couleur : c'est votre liste de travail du lendemain.

La mise en place prend cinq minutes.

• Formule de retard : ajoutez une colonne « À relancer ? » avec une formule du type `=SI(ET(statut<>"Gagné";statut<>"Perdu";relance<=AUJOURDHUI());"OUI";"")` (à adapter à vos colonnes). Le modèle Derrick applique la même logique : il compte les lignes sans réponse dont la prochaine relance tombe aujourd'hui ou avant.
• Mise en forme conditionnelle : colorez en orange les lignes « OUI ».
• Règle de calcul de la date : fixez une cadence (par exemple relance à J+3, J+7 puis J+14) et calculez la date avec `=dernier_contact+3`. Une cadence écrite évite de relancer au feeling.
• Tri quotidien : triez par date de relance croissante, pas par entreprise.

Une limite à connaître : ce système repose sur vous. Le fichier ne vous prévient pas, la couleur n'apparaît que si quelqu'un ouvre le fichier. Si la discipline de l'ouverture quotidienne vous manque, c'est le premier signe qu'un outil avec rappels automatiques vous servira.

Sur le fond de la relance, voyez les vidéos de Valentin Thomy : son short sur les relances qui tombent à plat et celui qui explique pourquoi il ne faut pas automatiser ses relances. Un fichier organise les relances ; il n'écrit pas à votre place des messages qui fonctionnent.

Comment utiliser le fichier pas à pas, de l'import à la relance ?

Le fichier de prospection fonctionne comme une boucle quotidienne en cinq gestes : importer, dédoublonner, contacter, mettre à jour, relancer. Dix à quinze minutes par jour suffisent pour quelques dizaines de lignes actives.

1. Importer vos contacts depuis votre source (export LinkedIn, annuaire, salon) en renseignant systématiquement la colonne Source et la date de collecte.
2. Dédoublonner : triez par site web ou SIREN, supprimez les lignes en double (sous Excel, le menu « Supprimer les doublons » ; sous Sheets, « Nettoyage des données »).
3. Contacter : envoyez le message, passez le statut à « Contacté », renseignez canal, date de dernier contact et prochaine relance.
4. Mettre à jour à chaque réponse : statut, note en une phrase, nouvelle date.
5. Relancer : chaque soir, filtrez les lignes colorées et préparez le lendemain.

Au bout de quelques semaines, ajoutez un petit tableau de bord : nombre de contacts, taux de réponse (réponses divisées par contacts), nombre de rendez-vous. Pour choisir les bons indicateurs, notre guide des KPI de prospection B2B détaille ceux qui comptent. Le modèle de Derrick calcule déjà le taux de réponse et le taux de rendez-vous sur le même principe.

Si vous cherchez à comprendre la logique de prospection avant de tenir un fichier, Valentin Thomy la déroule dans sa formation gratuite « 65 minutes pour devenir expert en prospection », et dans sa formation de 5 h pour restructurer son business B2B. La page de cette formation gratuite est aussi disponible sur offbound.fr, ressource externe parmi d'autres.

Excel, Google Sheets ou CRM : quand faut-il passer à un vrai CRM ?

Un fichier suffit tant qu'une seule personne le tient et que le nombre de lignes actives reste gérable. Il faut passer à un CRM quand plusieurs personnes y écrivent, quand des relances sont oubliées malgré vos efforts, ou quand vous recopiez à la main l'historique des échanges. Ce n'est pas une question de nombre de lignes.

Les limites techniques, elles, ne sont pas le vrai sujet : Microsoft documente jusqu'à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes par feuille Excel, et Google indique jusqu'à 20 millions de cellules ou 100 Mo pour une feuille Google Sheets. Vous aurez épuisé votre patience bien avant ces plafonds.

Ethanolle propose une grille de dix signes : moins de deux « oui », le fichier suffit ; deux ou trois, à réévaluer dans trois mois ; quatre ou plus, il est temps de regarder un CRM. La page détaille aussi les limites d'Excel : travail à plusieurs, relances, historique des échanges, doublons et obligations du RGPD.

Côté prix, un CRM gratuit existe : le CRM de HubSpot est annoncé sans date d'expiration et sans carte bancaire, avec jusqu'à deux utilisateurs (la page mentionne aussi une limite de 1 000 contacts ; vérifiez-la au moment de vous inscrire). Il inclut contacts, pipelines de transactions, tâches, suivi des e-mails et tableaux de bord. Les éditions payantes commencent à partir de 15 $ par siège et par mois sur cette page (relevé en novembre 2026). Pour un avis détaillé, voyez notre guide sur HubSpot gratuit, le prix de HubSpot en 2026 et notre comparatif des meilleurs CRM B2B.

Le résumé en trois lignes : Excel ou Sheets pour tester et rester seul, un CRM gratuit pour une petite équipe, un CRM payant quand le volume ou le nombre de commerciaux le justifie.

Quelles règles RGPD respecter pour tenir un fichier de prospection ?

Un fichier de prospection contient des données personnelles (nom, email professionnel, fonction), donc le RGPD s'applique même en B2B. Les règles à retenir : un objet de sollicitation en rapport avec la fonction de la personne, une information sur l'origine des données, un droit d'opposition simple, une durée de conservation limitée et un accès restreint.

Voici ce que disent les sources de la CNIL ouvertes pour ce guide.

Lien avec la fonction et opposition

Sur sa page consacrée à la prospection par courrier électronique, la CNIL indique que la prospection peut reposer sur l'intérêt légitime lorsque l'objet de la sollicitation est en rapport avec la profession de la personne démarchée, l'exemple donné étant un logiciel présenté au directeur informatique. Chaque sollicitation doit permettre d'identifier l'émetteur et de s'opposer simplement. Par ailleurs, la CNIL rappelle qu'une demande d'exercice de droits appelle en principe une réponse sous un mois. Les adresses génériques de type contact@ ou info@ concernent des personnes morales et ne sont pas soumises à ces principes. Pour le détail par canal, lisez notre guide de la prospection B2B et du RGPD et celui sur la loi du démarchage téléphonique.

Information sur l'origine des données

Si vous avez acquis des données auprès d'un tiers, la CNIL demande de s'assurer que la personne a été informée de l'utilisation possible de ses coordonnées pour de la prospection. C'est la raison d'être de la colonne Source et de la colonne Date de collecte. Sur l'achat de bases, notre guide sur l'achat d'un fichier de prospection détaille ce qui est légal.

Durée de conservation

Le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales indique que les données d'un prospect non client peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Il précise qu'un clic sur un lien d'un courriel ou une demande de documentation compte comme un contact, mais pas la simple ouverture d'un courriel. À l'issue des trois ans, vous pouvez reprendre contact pour savoir si la personne souhaite continuer à recevoir des sollicitations ; sans réponse positive et explicite, il faut supprimer les données ou les archiver. Concrètement : une colonne « Date de dernier contact » et un filtre annuel sur les lignes de plus de trois ans.

Accès, sécurité et registre

Le même référentiel recommande de définir des profils d'habilitation et de supprimer les permissions obsolètes. Pour un fichier, cela veut dire : un partage restreint, pas de pièce jointe qui circule par mail, un mot de passe sur le fichier ou le dossier. La CNIL précise par ailleurs que le registre des activités de traitement concerne tous les organismes, quelle que soit leur taille ; les organismes de moins de 250 personnes ont des obligations allégées, limitées à certains traitements, mais la CNIL recommande en cas de doute d'y inscrire le traitement. Votre fichier de prospection y figure avec sa finalité, ses catégories de données, sa durée de conservation et ses mesures de sécurité.

Téléphone

Pour la prospection téléphonique, le référentiel rappelle l'obligation de retirer de votre liste les personnes inscrites sur Bloctel, sans préjudice des exceptions légales. Voyez notre guide dédié avant d'appeler.

Cet article est un guide pratique, pas un avis juridique : en cas de doute sur votre situation, adressez-vous à un juriste ou au délégué à la protection des données de votre structure.

Quelles erreurs éviter avec un fichier de prospection ?

Les erreurs qui coûtent le plus cher sont toujours les mêmes : relances sans date, doublons, plusieurs versions du fichier, colonnes inutiles et données jamais purgées. Chacune se corrige par une règle simple écrite en tête du fichier.

• Une ligne sans prochaine action : règle, aucune ligne ouverte sans date de relance. Ethanolle parle d'alerte « aucune prochaine action » pour cette raison.
• Plusieurs versions : un seul fichier, hébergé dans un seul endroit.
• Trop de colonnes : si vous ne filtrez jamais dessus, supprimez-les.
• Pas de purge : un filtre trimestriel sur les lignes de plus de trois ans sans contact.
• Confondre ouverture et réponse : une ouverture d'email n'est pas un contact émanant du prospect selon la CNIL, et n'est pas un statut « En discussion ».
• Acheter une liste puis la coller sans vérifier la source : voir notre guide sur l'achat de fichiers.

Si l'enrichissement des emails vous prend du temps, regardez aussi notre avis sur Dropcontact ; mais un outil d'enrichissement ne remplace pas un statut à jour.

Quand Dealflow n'est pas le bon choix, et quand l'est-il ?

Un fichier de prospection est un outil que vous tenez vous-même. Dealflow, c'est l'inverse : nous prospectons à votre place, et nous sommes l'éditeur de ce guide. Cette section est là pour que vous puissiez juger si cela vous concerne.

Dealflow est une agence de prospection B2B 100 % à la performance, relevée sur dealflow.fr en novembre 2026 : 0 € de fixe mensuel, 0 € par rendez-vous, 0 € de frais de lancement, une rémunération de 5 à 20 % du montant encaissé par le client, uniquement après encaissement. La cible est l'entreprise de services B2B de plus de 1 M€ de chiffre d'affaires annuel.

Dealflow n'est pas le bon choix si :

• vous êtes seul, vous démarrez et vous voulez apprendre à prospecter : un fichier et du temps suffisent ;
• votre chiffre d'affaires est inférieur à 1 M€ ou votre panier moyen est faible ;
• vous recherchez un volume de rendez-vous garanti dès le premier mois ;
• vous vendez à des particuliers (B2C).

Dans les autres cas, notre guide sur le choix d'une agence de prospection et la page contact vous disent comment démarrer.

En vidéo

• 65 minutes pour devenir EXPERT en PROSPECTION – Formation Gratuite PROSPECTION : La logique de prospection à maîtriser avant de tenir un fichier
• (Re)Structure Ton Business B2B Avec Moi en 5h - Formation GRATUITE : Structurer vente et acquisition de son business B2B de bout en bout
• Un contact n'est pas un lead, qui n'est pas un prospect, qui n'est pas un client. : Bien distinguer contact, lead, prospect et client pour ses statuts
• Pourquoi il ne faut pas automatiser tes relances ? : Garder des relances humaines même avec un fichier de suivi

Questions fréquentes

Où télécharger un modèle de fichier de prospection Excel gratuit ?

Deux modèles gratuits ont été relevés en novembre 2026 : le modèle Google Sheets de Derrick (gratuit, sans inscription, exportable vers Excel) et le modèle Excel d'Ethanolle (huit onglets, six étapes de vente). Dealflow ne propose pas de fichier : son guide décrit les colonnes à reproduire dans une feuille vide.

Quelles sont les colonnes indispensables d'un fichier de prospection ?

Entreprise, site web ou SIREN, prénom, nom, fonction, email professionnel, source de la donnée, date de collecte, statut, canal, date du dernier contact, date de prochaine relance, note et case d'opposition. La date de prochaine relance est la plus importante : sans elle, le fichier ne sert qu'à archiver.

Combien de temps peut-on garder un prospect dans son fichier ?

Selon le référentiel de la CNIL sur la gestion des activités commerciales, les données d'un prospect non client peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. L'ouverture d'un courriel ne compte pas comme un contact. Ensuite : redemander l'accord, supprimer ou archiver.

Un fichier Excel de prospection est-il conforme au RGPD ?

Oui, à condition de respecter les principes habituels : sollicitation en rapport avec la fonction, information sur l'origine des données, droit d'opposition simple, durée de conservation limitée, accès restreint et inscription au registre des traitements. Le support (Excel, Sheets, CRM) importe moins que la manière de tenir le fichier.

Quand faut-il abandonner Excel pour un CRM ?

Quand plusieurs personnes écrivent dans le fichier, que des relances sont oubliées malgré tout, que des doublons apparaissent ou que vous recopiez les échanges à la main. Ethanolle propose une grille de dix signes : à partir de quatre « oui », la page recommande de regarder un CRM.

Existe-t-il un CRM gratuit pour remplacer son fichier de prospection ?

Oui : le CRM de HubSpot est annoncé gratuit, sans date d'expiration, avec jusqu'à deux utilisateurs, contacts, pipelines, tâches et suivi des e-mails (page relevée en novembre 2026). La page mentionne aussi une limite de 1 000 contacts. Les éditions payantes commencent à 15 $ par siège et par mois.

Excel ou Google Sheets pour la prospection ?

Les deux conviennent pour un fichier tenu par une seule personne. Excel est documenté jusqu'à 1 048 576 lignes par feuille, Google Sheets jusqu'à 20 millions de cellules. Choisissez celui qui s'ouvre le plus vite chez vous : l'important est la régularité de la mise à jour, pas le logiciel.

Sources

• Derrick : modèle Google Sheets de suivi de prospection
• Ethanolle : CRM Excel, modèle gratuit et quand passer à un CRM
• HubSpot : CRM gratuit
• CNIL : la prospection commerciale par courrier électronique
• CNIL : référentiel gestion des activités commerciales (PDF)
• CNIL : le registre des activités de traitement
• Microsoft : spécifications et limites d'Excel
• Google Drive : limites de taille des fichiers
• Dealflow : agence de prospection B2B à la performance

Pour aller plus loin

Sur Masterminds

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Sur UPSL

UPSL, le podcast des fondateurs B2B : des patrons d'agences, de SaaS et de boîtes de services racontent comment ils signent leurs clients.

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